KSeF 2027 przyniesie kolejne ważne zmiany dla przedsiębiorców. Nie oznacza to jednak, że dopiero w 2027 roku wszystkie firmy zaczną korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Większość przedsiębiorców została objęta obowiązkiem już w 2026 roku.
Od 1 stycznia 2027 r. do KSeF dołączą również najmniejsze firmy, które w 2026 roku korzystają z przejściowego limitu 10 000 zł brutto miesięcznie. Od tego dnia zaczną też obowiązywać sankcje za określone naruszenia przepisów dotyczących KSeF.
Zmieni się również sposób wykonywania niektórych płatności między podatnikami VAT czynnymi. W określonych przypadkach trzeba będzie podać numer KSeF faktury albo zbiorczy identyfikator.
KSeF 2027 - kiedy powstaje obowiązek wystawiania faktur?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami:
- 1 lutego 2026 r. - dla największych podatników, których sprzedaż wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r. - dla pozostałych podatników objętych obowiązkiem, z wyjątkiem najmniejszych firm korzystających z przejściowego odroczenia,
- 1 stycznia 2027 r. - dla najmniejszych przedsiębiorców korzystających z limitu 10 000 zł brutto miesięcznie.
Dlatego stwierdzenie, że „KSeF zaczyna się w 2027 roku”, byłoby nieprawidłowe. Dla większości firm obowiązek wystawiania faktur w KSeF już obowiązuje.
Limit 10 000 zł - kogo dotyczy?
Do końca 2026 roku najmniejsi przedsiębiorcy mogą korzystać z przejściowego odroczenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi obowiązkiem KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto.
Nie chodzi więc o cały przychód czy obrót firmy.
Przy ustalaniu limitu uwzględnia się sprzedaż dokumentowaną fakturami objętymi obowiązkiem KSeF. Nie bierze się natomiast pod uwagę m.in. sprzedaży na rzecz konsumentów czy sprzedaży dokumentowanej wyłącznie paragonem.
Jeżeli w danym miesiącu przedsiębiorca przekroczy limit 10 000 zł, obowiązek wystawienia faktury w KSeF powstaje od faktury, która spowodowała przekroczenie limitu. Późniejsze zmniejszenie sprzedaży poniżej 10 000 zł nie powoduje ponownego skorzystania z odroczenia.
Od 1 stycznia 2027 r. ten okres przejściowy się kończy.
Odbieranie faktur przez KSeF - obowiązek już istnieje
Warto zwrócić uwagę na różnicę między wystawianiem a odbieraniem faktur.
Obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem KSeF obowiązuje już od 1 lutego 2026 r. Oznacza to, że przedsiębiorca korzystający jeszcze w 2026 roku z odroczenia wystawiania faktur może jednocześnie otrzymywać faktury zakupowe w KSeF.
To ważne przede wszystkim dla małych firm, które mogą błędnie uznać, że skoro jeszcze nie muszą wystawiać faktur w KSeF, to system ich nie dotyczy.
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?
Koniec odroczenia dla najmniejszych firm
Od 1 stycznia 2027 roku również najmniejsi przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w KSeF.
Kary za naruszenia obowiązków KSeF
Od 1 stycznia 2027 roku zaczną być stosowane sankcje pieniężne przewidziane za określone naruszenia obowiązków związanych z KSeF. W 2026 roku sankcje KSeF za te naruszenia nie są stosowane.
Nie oznacza to jednak, że każda pomyłka na fakturze będzie skutkowała karą.
Kary KSeF 2027 - ile mogą wynieść?
W określonych przypadkach naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną w wysokości:
- do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze,
- albo do 18,7% kwoty należności ogółem, jeżeli faktura nie zawiera wykazanego VAT.
To maksymalne wysokości sankcji, a nie automatyczne kary za każdy błąd.
Sankcja może dotyczyć m.in. sytuacji, gdy podatnik mimo obowiązku:
- nie wystawi faktury ustrukturyzowanej w KSeF,
- podczas awarii lub niedostępności systemu wystawi fakturę niezgodnie z wymaganym wzorem,
- nie prześle do KSeF w wymaganym terminie faktury wystawionej w trybie offline24 albo podczas awarii lub niedostępności systemu.
Dlatego nie należy zakładać, że „od 2027 roku każdy błąd w KSeF będzie karany”. Przepisy dotyczą konkretnych naruszeń obowiązków.
Numer KSeF w przelewie - ważna zmiana od 2027 roku
Od 1 stycznia 2027 r. w określonych płatnościach pomiędzy podatnikami VAT czynnymi trzeba będzie podać numer KSeF albo zbiorczy identyfikator.
Jeżeli płatność dotyczy jednej faktury, podaje się numer KSeF tej faktury. Przy płatności dotyczącej kilku faktur można zastosować zbiorczy identyfikator.
Nie oznacza to, że numer KSeF trzeba będzie wpisywać do każdego przelewu bez wyjątku. Przepisy przewidują określone sytuacje wyłączające ten obowiązek.
Numer KSeF a MPP
Zmiana obejmie również płatności realizowane w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP).
Od 1 stycznia 2027 roku w przypadkach, w których płatność MPP będzie objęta tym obowiązkiem, w komunikacie przelewu trzeba będzie podać numer KSeF faktury, której dotyczy płatność.
Firmy powinny więc wcześniej sprawdzić, czy używany program księgowy i system bankowy są przygotowane na tę zmianę.
KSeF a JPK_V7
KSeF zmienia również sposób prowadzenia ewidencji podatkowych.
Od 1 lutego 2026 roku w nowych strukturach JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) numer KSeF jest wykazywany w odpowiednich ewidencjach sprzedaży i zakupów.
Dlatego KSeF nie jest wyłącznie narzędziem do wystawiania faktur. Ma wpływ również na księgowość, obieg dokumentów i rozliczenia podatkowe.
Jak przygotować firmę do KSeF 2027?
Nie warto czekać do stycznia 2027 roku. W 2026 roku można spokojnie przygotować firmę i sprawdzić, czy wszystkie procesy działają prawidłowo.
Sprawdź przede wszystkim:
- Od kiedy Twoja firma podlega KSeF. Ustal, czy obowiązek już Cię obejmuje, czy korzystasz jeszcze z limitu 10 000 zł.
- Program do fakturowania. Sprawdź, czy program jest dostosowany do KSeF 2.0 i pozwala prawidłowo wystawiać oraz odbierać faktury.
- Dostęp i uprawnienia. Ustal, kto w firmie ma dostęp do KSeF i kto może wystawiać oraz odbierać faktury. Jeżeli faktury obsługuje biuro rachunkowe, sprawdź, czy ma odpowiednie uprawnienia.
- Płatności. Sprawdź, czy system księgowy i bankowy pozwoli prawidłowo obsługiwać numer KSeF lub zbiorczy identyfikator przy płatnościach objętych obowiązkiem od 2027 roku. Dotyczy to również MPP.
- Postępowanie w razie awarii. Warto ustalić, kto w firmie odpowiada za wystawianie faktur w trybie offline i za ich późniejsze przekazanie do KSeF. To szczególnie istotne od 2027 roku, kiedy niedopełnienie określonych obowiązków związanych z fakturami wystawianymi w trybach awaryjnych może wiązać się z sankcją.
KSeF 2026 a KSeF 2027 - najważniejsze różnice
| Obszar | 2026 r. | Od 1 stycznia 2027 r. |
|---|---|---|
| Najmniejsze firmy do 10 000 zł brutto miesięcznie | przejściowe odroczenie wystawiania faktur w KSeF | obowiązek wystawiania faktur w KSeF |
| Odbieranie faktur | obowiązuje od 1 lutego 2026 r. | obowiązuje |
| Sankcje KSeF | nie są stosowane za naruszenia objęte okresem przejściowym | mogą być nakładane za naruszenia od 1 stycznia 2027 r. |
| Numer KSeF przy określonych płatnościach | brak obowiązku | obowiązek |
| Numer KSeF przy określonych płatnościach MPP | brak obowiązku | obowiązek |
Czy warto czekać z przygotowaniem do 2027 roku?
Nie.
Jeżeli Twoja firma podlega KSeF już w 2026 roku, przygotowanie trzeba mieć za sobą. Jeżeli natomiast korzystasz jeszcze z limitu 10 000 zł, masz dobry moment, żeby spokojnie przygotować się do zmiany.
Warto sprawdzić program do fakturowania, dostęp do KSeF, obieg dokumentów oraz sposób wykonywania przelewów. Dzięki temu wejście w obowiązkowy KSeF od 1 stycznia 2027 roku nie będzie dla firmy rewolucją.
KSeF to nie jedyna zmiana na przyszły rok. Pozostałe limity i planowane zmiany podatkowe - z podziałem na uchwalone i projektowane - zebraliśmy we wpisie Zmiany podatkowe i limity 2027.
Nie wiesz, od kiedy KSeF obejmie Twoją firmę i czy Twoje procesy są gotowe? Skontaktuj się z naszym biurem - sprawdzimy Twoją sytuację i pomożemy przygotować firmę do zmian.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy od 2027 roku każda firma będzie musiała korzystać z KSeF?
Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie również najmniejszych przedsiębiorców korzystających w 2026 roku z przejściowego limitu 10 000 zł brutto miesięcznie. Większość pozostałych przedsiębiorców została objęta obowiązkiem już w 2026 roku.
Czy mała firma może w 2026 roku wystawiać faktury poza KSeF?
Tak, jeżeli spełnia warunki przewidziane dla przejściowego limitu 10 000 zł. Po przekroczeniu limitu obowiązek wystawienia faktury w KSeF powstaje od faktury, która spowodowała jego przekroczenie.
Czy mała firma musi odbierać faktury w KSeF?
Tak. Obowiązek odbierania faktur za pośrednictwem KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 roku. Odroczenie dla najmniejszych przedsiębiorców dotyczy wystawiania faktur.
Czy za każdy błąd w KSeF będzie kara?
Nie. Sankcje dotyczą określonych naruszeń obowiązków związanych z KSeF. Nie każda pomyłka na fakturze oznacza automatycznie karę.
Ile może wynieść kara za naruszenie obowiązków KSeF?
Maksymalnie do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze albo do 18,7% kwoty należności ogółem, jeżeli faktura nie zawiera wykazanego VAT. Są to maksymalne wysokości sankcji.
Czy numer KSeF trzeba będzie podawać w przelewie?
Od 1 stycznia 2027 roku w określonych płatnościach pomiędzy podatnikami VAT czynnymi będzie wymagany numer KSeF albo zbiorczy identyfikator. Obowiązek obejmie również określone płatności w ramach MPP.
Źródła
- Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne - ksef.podatki.gov.pl
- Co warto wiedzieć przed startem II etapu wdrożenia KSeF - ksef.podatki.gov.pl
- Wystawianie i otrzymywanie faktur - ksef.podatki.gov.pl
- Numer KSeF i zbiorczy identyfikator - ksef.podatki.gov.pl
- Etapy wdrożenia KSeF - ksef.podatki.gov.pl
