Przedsiębiorcy często zastanawiają się, jakie wydatki związane z podróżami służbowymi można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Niezależnie od tego, czy wyjazd miał charakter zagraniczny, czy też krajowy największe wątpliwości pojawiają się w związku z rozliczaniem usług hotelowych. Generalnie faktury związane z noclegiem można zakwalifikować jako koszt firmowy, ale tylko po spełnieniu kilku wytycznych.
Koszt uzyskania przychodu a cel podróży
Podstawowym aspektem do rozważenia przy rozliczaniu delegacji jest cel wyjazdu. Wydatki noclegowe można wliczyć do kosztów firmy wyłącznie wtedy, gdy podróż odbyła się w celach służbowych, za które można uznać np. pozyskanie nowego klienta, przedłużenie kontraktu, renegocjację umowy. Przedsiębiorca powinien więc starannie skompletować wszystkie dokumenty pozwalające mu w wiarygodny sposób uzasadnić konieczność organizacji spotkania biznesowego poza siedzibą firmy. Najważniejszy dokument stanowi faktura wystawiona przez hotel czy inny ośrodek, który udostępnił nocleg.
Jak rozliczyć nocleg ze śniadaniem?
Hotele zazwyczaj razem z noclegiem oferują również pełne lub częściowe wyżywienie – takie warunki pobytu traktowane są jako pakiet, dlatego na fakturze zawarta jest jedna pozycja. Jednak ustawa o PIT jasno przedstawia, że wydatki związane z wyżywieniem należy uwzględnić w formie diety. Do kosztów uzyskania przychodu można wliczyć wyłącznie sam nocleg, bez żadnych usług dodatkowych. Jeśli więc przedsiębiorca dysponuje fakturą, na której odnotowano łączny koszt pobytu, musi wyodrębnić rzeczywiste wydatki dotyczące noclegu oraz wyżywienia. Potwierdzeniem zasadności takiej interpretacji ustawy o PIT są m.in. wyjaśnienia Dyrektora Izby Skarbowej przygotowane na potrzeby indywidualnych zapytań. W razie wątpliwości związanych z rozliczeniem warto poprosić o pomoc biuro księgowe, które specjalizuje się w obsłudze klientów biznesowych.
Nocleg organizowany dla kontrahentów
Praktyką spotykaną w wielu firmach jest zapraszanie do swojej siedziby kontrahentów. Takie spotkania mogą mieć na celu np. przeprowadzenie negocjacji, ustalenie szczegółów wspólnej inwestycji, zapoznanie się z parkiem maszynowym w ramach uwiarygodnienia dobrej kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Wyjazdy mogą być zaplanowane na kilka dni lub w wyniku różnych okoliczności mogą trwać dłużej niż zakładano, co wiąże się z koniecznością organizacji noclegu. Osoba odpowiedzialna za księgowość powinna wówczas uwzględnić wydatki za zakwaterowanie w kosztach firmy. Na przestrzeni ostatnich lat stanowisko organów podatkowych w tej kwestii uległo zmianie na korzyść przedsiębiorców. Należy jednak zachować umiar w wyborze hotelu. Zebrane faktury i rachunki muszą w oczywisty sposób łączyć się z celami biznesowymi, a nie reprezentacyjnymi. Wydatki związane z budowaniem prestiżowego wizerunku swojej marki nie mogą być zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu, w związku z czym wątpliwości może budzić np. zapewnienie noclegu w hotelu znacznie oddalonym od siedziby firmy lub gwarantującym gościom szereg dodatkowych atrakcji.
