Dotychczas Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) sprawowała nadzór nad trzema rejestrami podatników VAT: niezarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych. Od września rejestry te zostaną zastąpione przez tzw. białą listę podatników. Wykaz stanie się więc głównym narzędziem mającym na celu weryfikację kontrahentów, co stanowi podstawowy warunek spełnienia zasady należytej staranności obowiązującej wszystkich przedsiębiorców.
Przyczyny wprowadzenia białej listy podatników
Biała lista ma uprościć proces sprawdzenia danych dotyczących innych podmiotów gospodarczych, z którymi daną firmę łączą relacje biznesowe. Do tej pory informacje służące do weryfikacji przedsiębiorstw były rozproszone, a ich wyczerpujące zebranie stanowiło obciążenie dla działów księgowych. Od września proces pozyskiwania danych będzie o wiele sprawniejszy, natomiast przedsiębiorcy zyskają dodatkowe narzędzia, które zwiększą ich bezpieczeństwo i zminimalizują ryzyko nieświadomego uczestniczenia w karuzelach podatkowych.
Co ważne w wyniku wprowadzenia białej listy możliwe stanie się sprawdzenie, czy wskazany podmiot znajdował się w bazie podatników VAT w dowolnie wybranym dniu z ostatnich pięciu lat. Dostęp do bazy (aktualizowanej każdego dnia roboczego) będzie bezpłatny, natomiast wyszukiwanie danych ma odbywać się w sposób intuicyjny – nie tylko na podstawie NIP, ale też np. poprzez wpisanie całej nazwy firmy lub jej fragmentu.
Biała lista podatników a obowiązki przedsiębiorcy
Oprócz usprawnień w obrębie księgowości wprowadzenie białej listy wiąże się z nałożeniem na przedsiębiorców dodatkowych obowiązków. Wykonanie przelewu na rachunek inny niż znajdujący się w rejestrze będzie skutkowało nałożeniem na firmę sankcji, a także uniemożliwieniem zaliczenia transakcji do kosztów uzyskania przychodu (jeśli wartość wpłaty przekroczy 15 000 zł). Kary będzie można uniknąć tylko poprzez zgłoszenie w ciągu 3 dni (od dnia zlecenia przelewu) niezgodnej z prawem operacji w urzędzie skarbowym. Biała lista podatników VAT zostanie uruchomiona we wrześniu, lecz sankcje będą nakładane dopiero od stycznia 2020 roku.
Właściciele firm mają więc czas na wprowadzenie zmian organizacyjnych w swoich przedsiębiorstwach, jednak mimo wszystko nie warto z nimi zwlekać. Aby mieć pewność, że firma jest w pełni przygotowana do nowych regulacji prawnych, warto skorzystać ze wsparcia specjalistów podczas wdrażania odpowiednich standardów księgowych. Jako profesjonalne biuro rachunkowe w Koninie jesteśmy w stanie zapewnić każdemu przedsiębiorcy rzetelne doradztwo.
Podstawowym zadaniem firm powinna być integracja informacji uwzględnionych w białej liście z wewnętrznymi bazami danych stosowanymi podczas wykonywania płatności. Należy wprowadzić także dodatkowe wytyczne mające na celu każdorazowe potwierdzenie, że przelew zostanie wykonany na konto znajdujące się w rządowym wykazie. Na znaczeniu zyskają również działania kontrolne podejmowane po wykonaniu płatności. Przedsiębiorca na ewentualne zgłoszenie nieprawidłowości w urzędzie skarbowym będzie mieć jedynie 3 dni, dlatego specjaliści ds. księgowości powinni upewnić się też po zrealizowaniu przelewu, że operacja przebiegła pomyślnie.
