W wielu firmach spotkania biznesowe organizowane są poza siedzibą, a rozmowy z kontrahentami w restauracji nikogo już dzisiaj nie dziwią. Neutralny grunt pozwala zbudować równorzędną relację i pomaga obydwu stronom lepiej skoncentrować się na omawianych kwestiach. Spotkaniom dotyczącym np. negocjacji, ustalania warunków współpracy czy modyfikacji założeń projektowych zazwyczaj towarzyszy wspólny posiłek, który z punktu widzenia przedsiębiorcy jest kosztem firmowym. Wniosek ten jednak nie jest tak oczywisty dla organów nadzoru podatkowego powołujących się na Ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kwestie sporne związane z usługami gastronomicznymi a kosztami firmy w pewnym zakresie wyjaśniła interpelacja Ministerstwa Finansów z 2013 roku, w której zaprezentowano łagodniejsze niż we wcześniejszych latach stanowisko i zalecono indywidualne rozpatrywanie każdej tego typu sytuacji.
Jakie usługi gastronomiczne można wliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Z interpelacji Ministra Finansów wynika, że do kosztów uzyskania przychodu można wliczyć wszystkie posiłki, poczęstunki lub lunche organizowane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, lecz niemające na celu kreowania pozytywnego wizerunku firmy w opinii odbiorców. Wydatki związane z celami reprezentacyjnymi nie są więc kosztami firmy, natomiast w kosztach uzyskania przychodu można ująć m.in.:
- posiłek z kontrahentem w restauracji – spotkanie musi odbywać się w celach stricte biznesowych,
- drobny poczęstunek dla pracowników – takie produkty jak kanapki, owoce, napoje (w tym kawa i herbata) wpływają na wzrost efektywności pracowników i nie wiążą się z celami reprezentacyjnymi.
Ważny dla osób prowadzących usługi księgowe jest fakt, że interpelacja dopuszcza również uznanie zakupu alkoholu za wydatek mogący zostać włączony do kosztów uzyskania przychodu. Interpretacja takiego przypadku zależy od indywidualnych okoliczności i uzasadniania przedstawionego przez przedsiębiorcę. Ponadto nie ma także znaczenia, czy posiłki podawane są w siedzibie firmy, czy też poza nią. Do kosztów firmowych można więc wliczyć np. usługi cateringowe, jeśli ich zamówienie nastąpiło np. w związku z przeprowadzanym szkoleniem lub wielogodzinnymi obradami zarządu.
Koszty uzyskania przychodu a prowadzenie dokumentacji wydatków
Aby móc zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodu, należy zgromadzić odpowiednią dokumentację niezbędną do przygotowania rozliczeń. W przypadku usług gastronomicznych dokumentami potwierdzającymi cel spotkania są nie tylko faktury, ale też np. umowy spisane w wyniku rozmowy. Ważne, by przedsiębiorca był w stanie udowodnić, że przedmiot spotkania dotyczył nie kwestii reprezentacyjnych, a wyłącznie biznesowych. W kompletowaniu właściwych dokumentów najlepiej pomoże profesjonalne biuro rachunkowe – samodzielne opisywanie faktur i pozostałych dokumentów często okazuje się niestety niepoprawne pod względem formalnym. Charakter prawny spraw związanych z usługami gastronomicznymi i kosztami uzyskania przychodu wciąż pozostaje nieuregulowany, dlatego najlepiej zaufać doświadczeniu i wiedzy specjalistów.
